Registrierkassennachschau bei Betriebsprüfungen

Zurverfügungstellung von Registrierkassendaten bei der Außenprüfung (Betriebsprüfung)

Betriebsprüfung

Bei einer Betriebsprüfung wird neben der ordnungsgemäßen Buchführung auch die Richtigkeit der Registrierkassenführung überprüft. Daher hat jede Registrierkassa über ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) zu verfügen. Dieses zeichnet jeden Barumsatz mit Datum, Uhrzeit, Belegnummer, Betrag nach Umsatzsteuer und Trainings- bzw. Stornobuchungen auf.

Vor der Prüfung wird das DEP angefordert und ausgewertet. Dieses ist zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen, externen Medium unveränderbar zu sichern. Es eignen sich dafür schreibgeschützte externe Festplatten, USB-Sticks und externe Server. Durch eine Signatur bzw. ein Siegel wird gewährleistet, dass die Daten später nicht mehr verändert werden können. Jede Sicherung ist sieben Jahre lang aufzubewahren.

Weiters muss sichergestellt werden, dass bei einer Besichtigung ein „Nullbeleg“ direkt vor Ort ausgedruckt werden kann.

Datenerfassungsprotokolle 7 und 131

Zu unterscheiden ist zwischen dem DEP 7 und dem DEP 131:

Das DEP 7 ist ein von der Kassa mitzuführendes genormtes Protokoll gemäß § 7 RKSV. In diesem Protokoll werden Beleginhalte für alle Barumsätze festgehalten. Es verfügt über einen maschinenlesbaren Code in einem vordefinierten und standardisierten Export-Format (JSON). Damit kann der Prüfer die Signaturen kontrollieren.

Das DEP 131 basiert auf der gesetzlichen Grundlage § 131 (1) Z 6 lit b BAO und beinhaltet zusätzliche Angaben zum DEP 7. Es wird in einer CSV-Datei exportiert und umfasst neben der Protokollierung der Datenerfassung auch nachträgliche Änderungen.

Mit diesen beiden Protokollen nimmt das Finanzamt die Auswertung von Daten der Registrierkassa vor. Immer häufiger wird im Zuge von Betriebsprüfungen neben dem DEP 7 auch das DEP 131 verlangt.

Für UnternehmerInnen

Bei der Prüfung haben Sie dafür zu sorgen, dass die Kontrolle der Registrierkassa mit Ihrer oder der Unterstützung einer Ihrer Mitarbeiter durchgeführt werden kann. Auch sollten Sie darauf vorbereitet sein, wie Sie die DEP erzeugen können.

Wichtig für Sie ist die E131-Erklärung, mit welcher der Hersteller der Registrierkassa die Sicherheit und Ordnungsmäßigkeit garantiert.

Tipp: Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen das DEP 7 auf Auffälligkeiten, um bei einer Betriebsprüfung nicht mit Überraschungen konfrontiert zu werden.

Für weitere Information steht Ihnen Ihre Jahresabschlussbetreuerin bzw. Jahresabschlussbetreuer gerne zur Verfügung.