Änderungen 2025 in der Personalabrechnung

Mit Beginn des Jahres 2025 treten wichtige Änderungen in Kraft, die sich auf zahlreiche Bereiche auswirken. In diesem Newsletter geben wir Ihnen eine ausführliche Übersicht über die wesentlichen Neuerungen, damit Sie optimal vorbereitet sind.

Behindertenausgleichstaxe 2025

Arbeitgeber, die keine ausreichende Anzahl an Menschen mit Behinderungen beschäftigen, sind verpflichtet, eine monatliche Ausgleichstaxe pro offener Pflichtstelle zu entrichten. Für 2025 gelten folgende Beträge:

• Für Arbeitgeber mit 25 bis 99 Arbeitnehmern: € 335,00
• Für Arbeitgeber mit 100 bis 399 Arbeitnehmern: € 472,00
• Für Arbeitgeber mit 400 oder mehr Arbeitnehmern: € 499,00

Die Vorschreibung dieser Beträge erfolgt durch das Sozialministeriumservice im Jahr 2026. Es ist ratsam, bereits jetzt die Besetzung von Pflichtstellen zu prüfen, um Kosten zu vermeiden.

Dienstgeberbeitrag (DB) und Dienstgeberzuschlag (DZ) 2025

• Dienstgeberbeitrag (DB): Ab 2025 gilt ein einheitlicher Satz von 3,7 %. Zusätzliche lohngestaltende Vorschriften oder interne Aktenvermerke sind nicht mehr erforderlich.
• Dienstgeberzuschlag (DZ): Der Dienstgeberzuschlag (DZ), auch als Kammerumlage 2 bezeichnet, beträgt für die Steiermark 0,34%.

Diese Änderungen wirken sich positiv auf die Lohnnebenkosten in den betroffenen Bundesländern aus.

Dienstwohnungen – Neue Richtlinien und Werte

Die Bewertung von Dienstwohnungen bleibt 2025 für die Steiermark (€ 9,21 pro m²) unverändert. Allerdings bringt eine Novelle der Sachbezugswerteverordnung wesentliche Änderungen:

Änderungen bei kleinen arbeitsplatznahen Dienstwohnungen:

Durch eine Novelle zur Sachbezugswerteverordnung kommt es ab 01.01.2025 zu einer Erleichterung der abgabenrechtlichen Begünstigung bei kleinen arbeitsplatznahen Dienstwohnungen (ohne Lebensmittelpunkt):

• Der Grenzwert für die Sachbezugsfreiheit wird von 30 m² auf 35 m² erhöht.
• Der Grenzwert für die Anwendung des 35 %-Abschlags steigt von 40 m² auf 45 m².
• Gemeinschaftsräume in gemeinsam genutzten Dienstwohnungen werden künftig anteilig pro Kopf zugerechnet.

Diese Anpassungen erleichtern insbesondere kleinen Dienstwohnungen eine steuerliche Begünstigung und bieten mehr Flexibilität bei der Nutzung.

Elektrofahrzeuge – Aufladung abgabenfrei

Ab 2025 bleibt der Kostenersatz für das Aufladen von Firmenelektroautos abgabenfrei:

• Bis zum amtlichen Strompreis: 35,889 Cent/kWh (2025).
• Alternativ bis zu € 30,00 pro Monat, wenn keine Zuordnung der Lademenge möglich ist.

Diese Regelung bietet Unternehmen und Arbeitnehmern weiterhin attraktive Möglichkeiten zur Nutzung von Elektrofahrzeugen.

Fahrtkostenersatz-Verordnung

Ab 2025 haben Arbeitgeber bei der Erstattung von Fahrtkosten für Dienstreisen mehr Flexibilität. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:

1. Pauschaler Beförderungszuschuss:
• Erste 50 km: € 0,50/km
• Weitere 250 km: € 0,20/km
• Darüber hinausgehende km: € 0,10/km
• Maximalbetrag je Wegstrecke: € 109,00
2. Ersatz fiktiver Kosten für das günstigste öffentliche Verkehrsmittel.
3. Tatsächliche Fahrtkosten (z. B. Fahrscheinpreis).

Der abgabenfreie Höchstbetrag liegt bei € 2.450,00 pro Jahr. Diese Regelung erleichtert die Abwicklung von Reisekosten in der Personalverrechnung.

Beachten Sie, dass arbeitsrechtlich weiterhin die entsprechenden Bestimmungen (Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung, Dienstvertrag) die Grundlage für Ansprüche bilden. Sollte der arbeitsrechtlich zustehende Ersatz die abgabenfreien Beträge übersteigen, ist der Differenzbetrag abgabepflichtig.

Kilometergeld 2025

Mit 01.01.2025 treten neue abgabenfreie Kilometergeldsätze in Kraft:

• PKW: € 0,50 pro km (vorher € 0,42)
• Motorrad: € 0,50 pro km (vorher € 0,24)
• Mitfahrer: € 0,15 pro km (vorher € 0,05)
• Fahrrad: € 0,50 pro km (vorher € 0,38)
• Fußgänger: € 0,38 pro km (ab 1 km, vorher ab 2 km)

Maximal können weiterhin 30.000 Kilometer pro Jahr steuerfrei abgerechnet werden. Diese Anpassung erleichtert die Nutzung umweltfreundlicher Verkehrsmittel und schafft Klarheit bei der Abrechnung von Dienstreisen.

Geringfügigkeitsgrenze 2025

Die monatliche Geringfügigkeitsgrenze wird auf € 551,10 angehoben. Diese Anpassung betrifft geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Die tägliche Geringfügigkeitsgrenze entfällt weiterhin.

Höchstbeitragsgrundlage 2025

• Täglich: € 215,00
• Monatlich: € 6.450,00 (für freie Dienstnehmer ohne Sonderzahlungen: € 7.525,00)
• Sonderzahlungen (jährlich): € 12.900,00

Diese Werte gelten als Basis für die Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen.

Kinderbetreuungskosten

Der abgabenfreie Zuschuss wurde erweitert. Ab 2025 gelten folgende Regelungen:

• Gilt für qualifizierte Betreuungseinrichtungen und -personen.
• Nachweis erforderlich, z. B. Rechnung oder Bestätigung der Einrichtung.

Der Zuschuss wird auf dem Lohnzettel separat ausgewiesen und erleichtert Arbeitnehmern die Inanspruchnahme dieser Unterstützung.

Mitarbeiterprämien 2025

Für das Jahr 2025 wurde die Abgabenbefreiung für Mitarbeiterprämien nicht verlängert. Allerdings können bis zum 15. Februar 2025 noch Prämien für das Jahr 2024 abgabenfrei nachbezahlt werden, sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind (insbesondere lohngestaltende Vorschriften).

Schmutzzulage

Die steuerliche Anerkennung von Schmutzzulagen bleibt 2025 unverändert komplex. Laut Rechtsprechung sind diese Zulagen nur insoweit steuerfrei, wie sie den nachweisbaren Reinigungsaufwand abdecken. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Zulagen gut dokumentiert und gerechtfertigt sind.

Spezialfahrzeuge

Ein Fahrzeug gilt nur dann als Spezialfahrzeug, wenn festverbaute Einbauten wie Werkstätten oder Regale vorhanden sind. Dies hat Auswirkungen auf die Steuerpflicht für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz. Leicht entfernbare Einbauten reichen nicht aus, um als Spezialfahrzeug anerkannt zu werden.

Telearbeitsgesetz 2025 – Erweiterte Regelungen

Das neue Telearbeitsgesetz erweitert die bestehenden Homeoffice-Regelungen wie folgt:

• Ortswahl: Telearbeit kann nun auch in Coworking-Spaces oder an anderen frei gewählten Orten erfolgen (z. B. Kaffeehaus).
• Unfallversicherungsschutz: Eine Unterscheidung zwischen "engerem" (Wohnung, näher gelegene Orte) und "weiterem" Telearbeitsort beeinflusst den Versicherungsschutz.
• Begriffsänderungen: Die Begriffe „Homeoffice-Pauschale“ und „Homeoffice-Tage“ werden in „Telearbeitspauschale“ bzw. „Telearbeitstage“ umbenannt.

Die Höhe der Pauschale bleibt unverändert bei € 3,00 pro Tag (max. € 300,00 pro Jahr). Beachten Sie, dass nur Tage zählen, an denen ausschließlich Telearbeit erbracht wird.

Unbezahlter Urlaub

Ab 2025 ist bei unbezahlten Urlauben bis zu einem Monat eine gesonderte Meldung an die ÖGK erforderlich. Diese dient der Abmeldung von der betrieblichen Vorsorge, während der Arbeitnehmer in der Sozialversicherung angemeldet bleibt.

Tages- und Nächtigungsgelder

Durch das Progressionsabgeltungsgesetz 2025 kommt es zu folgenden Anpassungen:

• Tagesgeld: Erhöhung der abgabenfreien Tagesgeldsätze von € 26,40 auf € 30,00.
• Nächtigungsgeld: Erhöhung von € 15,00 auf € 17,00 pro Nacht.
• Arbeitsessen: Der Betrag für die Kürzung der Abgabenfreiheit bei einem vom Arbeitgeber bezahlten Arbeitsessen steigt von € 13,20 auf € 15,00.

Diese Änderung betrifft nur die betragliche Grenze für die Abgabenbefreiung von Tagesgeldern. In welcher Höhe überhaupt Anspruch auf Tagesgelder besteht, richtet sich weiterhin nach den einschlägigen arbeitsrechtlichen Bestimmungen (Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung, betriebliche Reisekostenrichtlinie, Dienstvertrag).

Diese Erhöhungen gelten für Inlandsdienstreisen und erleichtern die Abrechnung von Spesen.

Verzugszinsen in der Sozialversicherung

Ab 01.01.2025 sinkt der Zinssatz für Verzugszinsen bei rückständigen SV-Beiträgen von 7,88 % auf 7,03 %.

Arbeitnehmerdarlehen

Für Darlehen oder Vorschüsse mit variablem Zinssatz gilt 2025 ein Prozentsatz von 4,5 %. Für fixverzinste Darlehen ist weiterhin der Privatwohnbau-Zinssatz der Österreichischen Nationalbank abzüglich eines Abschlags von 1/10 maßgeblich.

Fazit

Die Änderungen 2025 bringen zahlreiche Anpassungen und Vorteile mit sich, insbesondere in den Bereichen Dienstreisen, Telearbeit und Lohnnebenkosten. Gerne unterstützen wir Sie bei der Umsetzung dieser Neuerungen. Zögern Sie nicht, uns bei Fragen zu kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen,

Mag. Klaus Gaedke