Elektronische Zustellung – Recht oder Pflicht?

Die Digitalisierung macht auch vor der Kommunikation mit den Behörden nicht halt. Daher wird ab 1.1.2020 das „Recht auf elektronischen Verkehr“ für die Kommunikation zwischen Bürgern und Unternehmen mit den Behörden eingeführt. Wir liefern Ihnen die Antworten auf die wichtigsten Fragen dazu.

Wer muss an der elektronischen Zustellung teilnehmen?

Während es Privaten freisteht, ob sie behördliche Schriftstücke elektronisch empfangen möchten, sind Unternehmen ab 1.1.2020 dazu verpflichtet, an der elektronischen Zustellung teilzunehmen. Ausnahmen gelten nur für jene Unternehmen, die aufgrund der Unterschreitung der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind, oder denen die Teilnahme am elektronischen Verkehr unzumutbar ist.

Für die „Nicht-Teilnahme“ an der elektronischen Zustellung sind derzeit noch keine Sanktionen vorgesehen. Die Behörde muss für den Fall, dass es keine elektronische Zustellmöglichkeit gibt, eine postalische Zustellung vornehmen.

Wie erfolgt die Registrierung zur E-Zustellung?

Bis 1.12.2019 können sich Unternehmen direkt bei einem elektronischen Zustelldienst und über das Unternehmensserviceportal für die elektronische Zustellung registrieren. Danach ist eine Registrierung nur mehr über die Schaltfläche „Mein Postkorb“ im Unternehmensserviceportal möglich.

In vielen Fällen ist eine aktive Registrierung zur elektronischen Zustellung jedoch gar nicht nötig. Folgende Unternehmer wurden bereits mit Juni 2019 automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen:

• Teilnehmer von FinanzOnline
• Teilnehmer des Elektronischen Rechtsverkehrs (ERV)
• Teilnehmer eines behördlich zugelassenen Zustelldienstes (Österreichische Post, Hpc DUAL Zustellsysteme GmbH, sendhybrid ÖPBD GmbH und Bundesrechenzentrum GmbH)

Diese Unternehmer erhalten über die Databox in FinanzOnline die Information über ihre automatische Übernahme und können dann ihre Registrierungsinformationen überprüfen und anpassen.

ACHTUNG: Da dieses Schreiben in der eigenen DataBox abgerufen werden muss, können wir mit unserem Steuerberater-Zugang nicht darauf zugreifen!

Sollte ein Unternehmer in seinem Finanz-Online-Account keine E-Mail-Adresse hinterlegt haben, so ist eine automatische Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis allerdings nicht möglich. In diesem Fall ist eine manuelle Registrierung erforderlich.

Für wen ist die Teilnahme am elektronischen Verkehr unzumutbar?

Unzumutbar ist die E-Zustellung in folgenden Fällen:

• Bis 31.12.2019: Wenn das Unternehmen noch nicht im Unternehmensserviceportal registriert ist oder elektronische Adressen im Sinn des Zustellgesetzes fehlen.
• Auch über 1.1.2020 hinaus: Wenn das Unternehmen nicht über einen Internet-Anschluss verfügt oder die erforderlichen technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind.

Kann auf die Teilnahme am elektronischen Verkehr verzichtet werden?

Ein Widerspruch gegen die elektronische Zustellung ist nur bis 1.1.2020 wirksam; danach verliert dieser seine Wirksamkeit.

ACHTUNG: Wenn Sie dem elektronischen Verkehr widersprechen, ist eine erneute Registrierung erst ab 1.12.2019 wieder möglich.

Ab 1.1.2020 ist ein Widerspruch nur für jene Unternehmen möglich, die aufgrund des Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. Ein solcher Widerspruch erfolgt durch die Abmeldung des Unternehmens vom Teilnehmerverzeichnis und damit auch von der elektronischen Zustellung. Für nicht registrierte Unternehmer gilt es als Widerspruch, wenn diese sich gar nicht zur elektronischen Zustellung registrieren. Bei einem wirksamen Widerspruch erfolgt die Zustellung weiterhin auf dem Postweg.

Wie kann ich meine elektronisch zugestellten Poststücke abrufen?

Wenn Sie die elektronische Zustellung nutzen, können Sie im Unternehmensserviceportal über die Schaltfläche „Mein Postkorb“ auf Ihre elektronischen Zustellstücke zugreifen. Dafür muss zumindest ein USP-Anwender des Unternehmens die Berechtigung „Postbevollmächtigter“ haben. Auch Unternehmen, die derzeit einen behördlich zugelassenen Zustelldienst nutzen, müssen einen Postbevollmächtigten im USP definieren. Sobald eine Behörde ein Poststück ins elektronische Postfach zugestellt hat, erhält der Empfänger eine Verständigung auf die im Teilnehmerverzeichnis hinterlegte E-Mail-Adresse. Erledigungen der Finanzbehörden werden weiterhin in die DataBox in FinanzOnline zugestellt; zusätzlich erfolgt auch eine Information im elektronischen Postfach.

Wer darf in mein elektronisches Postfach zustellen?

In das elektronische Postfach dürfen ausschließlich Behörden und Verantwortliche des öffentlichen Bereichs zustellen. Private können im Rahmen der elektronischen Zustellung ab 1.12.2019 keine Dokumente übermitteln.

Was passiert wenn ich mein elektronisches Postfach vorübergehend nicht abrufen kann?

Falls Sie einmal keinen Zugriff auf das Internet haben und deshalb nicht in der Lage sind elektronische Schriftstücke entgegenzunehmen (zB wegen Betriebsurlaub), ist es möglich, Ihr Postfach für einen Zeitraum von maximal 28 Tagen (4 Wochen) zu deaktivieren. Während dieser Zeit erfolgt keine elektronische Zustellung.

ACHTUNG: Die vorübergehende Abwesenheit gilt nur für elektronische Zustellungen im Unternehmensserviceportal, nicht aber für postalische Zustellungen oder Nachrichten in FinanzOnline.

Für Fragen steht Ihnen Frau Mag. Sandra Strimitzer gerne zur Verfügung.

Kontakt:
Mag. Sandra Strimitzer
Tel. +43 316 327 940 48
E-Mail: sandra.strimitzer@gaedke.co.at