Pendlerrechner 2.0: Wann haftet der Arbeitgeber

Bis zum 30. September 2014 müssen die Ergebnisse des Pendlerrechners beim Arbeitgeber eingelangt sein, wenn die Pendlerpauschale in der laufenden Lohnverrechnung berücksichtigt werden soll. Wir wollen der Frage nachgehen, wie es mit der Haftung des Arbeitgebers in diesem Zusammenhang aussieht.

Grundsätzlich stellt sich die Frage der Haftung nur, wenn die Pendlerpauschale in der laufenden Lohnverrechnung berücksichtigt wird, sie entfällt, wenn der Arbeitnehmer die Pendlerpauschale im Zuge der Arbeitnehmerveranlagung geltend macht.

Gibt der Arbeitnehmer eine Erklärung ab, die sich nachträglich als unrichtig herausstellt und diese zu berichtigen gewesen wäre, entfällt eine Haftung gem. § 82 EStG 1988 für den Arbeitgeber. Wenn die Erklärung des Arbeitnehmers aber offensichtlich unrichtig ist und dies bei gehöriger Aufmerksamkeit auffallen hätte müssen,  dann haftet der Arbeitgeber.

Wann liegt eine offensichtliche Unrichtigkeit nach den LStR 2002 vor, wenn

• die Abfrage für einen Sonntag getätigt wird, obwohl der Arbeitnehmer von Montag bis Freitag arbeitet.
• die Wohnadresse von der im Personalakt gespeicherten Adresse abweicht.
• die Angabe der Arbeitsstättenadresse nicht den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen.
• die Pendlerpauschale für Strecken berücksichtigt wird, auf denen ein Werkverkehr eingerichtet ist.
• trotz Inanspruchnahme eines arbeitgebereigenen Kraftfahrzeuges die Pendlerpauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte berücksichtigt wird.

Keine offensichtliche Unrichtigkeit liegt bei

• Fahrplanänderungen des öffentlichen Verkehrsmittels.

• Schichtdienst, Wechseldienst, Gleitzeit sowie sonstigen flexiblen Arbeitszeitmodellen bei grundsätzlich plausiblen Angaben des Arbeitnehmers vor.

Zur Vermeidung von Haftungsfolgen muss der Arbeitgeber die am Ausdruck L 34 ausgewiesenen Basisdaten überprüfen.

Stellt sich im Zuge einer gemeinsamen Prüfung aller lohnabhängigen Abgaben (GPLA) dabei heraus, dass nicht offensichtlich unrichtige Angaben des Arbeitnehmers zu einem falschen Ergebnis des Pendlerrechners geführt haben, wird der Arbeitnehmer im Rahmen einer Pflichtveranlagung gem. § 41 Abs. 1 Z 6 EStG 1988 unmittelbar als Steuerschuldner in Anspruch genommen.

Liegt dem Arbeitgeber für den Zeitraum ab 01.10.2014 kein Ausdruck L 34 (L 33) vor und berücksichtigt er dennoch eine Pendlerpauschale, so haftet er ebenfalls.

Bei abweichenden Wohnanschriften ist der Arbeitnehmer aufzufordern, sich dazu besonders zu erklären. Gibt der Arbeitnehmer dazu keine Erklärung ab, darf der Arbeitgeber Pendlerpauschale und Pendlereuro nicht berücksichtigen.

Der Arbeitnehmer ist verpflichtet von sich aus sämtliche Änderungen in Bezug auf Pendlerpauschale und Pendlereuro binnen einem Monat dem Arbeitgeber mitzuteilen. Es ist jedoch empfehlenswert den Arbeitnehmer auf seine Meldepflicht hinsichtlich Pendlerpauschale und Pendlereuro hinzuweisen.

Den Arbeitgeber trifft keine Überprüfungspflicht

• des durch den Pendlerrechner ermittelten Ergebnisses, wenn die Angaben des Arbeitnehmers plausibel sind.
• der Zu- oder Unzumutbarkeit der Benützung eines Massenbeförderungsmittels.
• ob der Arbeitnehmer bei einem anderen Arbeitgeber ein Formular L 34 zur Berücksichtigung abgegeben hat.

Der Arbeitgeber hat nicht zu kontrollieren, ob vor oder nach den angegebenen Arbeitszeiten ein günstigeres Verkehrsmittel zur Verfügung stehen würde. Er muss lediglich darauf achten, dass der abgefragte Wochentag ein repräsentativer Arbeitstag ist und die angegebenen Uhrzeiten überwiegend den tatsächlichen Verhältnisse entsprechen.