Steuerfalle Fahrtenbuch

Das Bundesfinanzgericht (BFG) hat in einer aktuellen Entscheidung den Ausdruck einer Excel-Tabelle als Fahrtenbuch ausdrücklich abgelehnt und damit einmal mehr die hohen Anforderungen zum ordnungsgemäßen Nachweis geltend gemachter Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten für PKW bestätigt.

Um die betriebliche bzw. berufliche Nutzung eines PKW als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten geltend machen zu können, ist laut einschlägiger Rechtsprechung und Verwaltungspraxis grundsätzlich ein „Fahrtenbuch“ zu führen. Darin sind alle betrieblichen sowie auch private Fahrten aufzuzeichnen und zwar zeitnah, lückenlos und chronologisch. Das Fahrtenbuch muss in gebundener oder in sich geschlossener Form vorliegen, eine lose Sammlung von Daten ist kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Die geschlossene Form soll verhindern, dass noch nachträglich Änderungen vorgenommen werden.

Rechtsfolgen

Ein mittels Computerprogramm geführtes Fahrtenbuch ist grundsätzlich formell ordnungsgemäß, sofern sichergestellt ist, dass keine nachträglichen Änderungen möglich sind bzw. solche Änderungen jedenfalls dokumentiert und nachvollziehbar sind. Diesen Anforderungen wird allerdings bei Verwendung des Programms Microsoft-Excel nicht entsprochen. Diese Aufzeichnungsmethode ist nach Ansicht des BFG nicht geeignet, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben und ihre zeitnahe Erfassung zuverlässig zu belegen.

Folgende Daten sind in einem Fahrtenbuch grundsätzlich festzuhalten:

• Datum jeder Fahrt
• Kilometerstand am Beginn und Ende jeder Fahrt
• Fahrstrecke in Kilometer
• Ausgangsort und Zielort jeder einzelnen Fahrt
• Reiseweg (so detailliert, dass er mit einer Straßenkarte nachvollzogen werden kann)
• Zweck jeder Fahrt (werden z.B. mehrere Kunden besucht, so ist der Name jedes einzelnen anzuführen. „Kundenbesuche“ ist als Zweckangabe zu vage)

Rechtsfolgen eines mangelhaften Fahrtenbuchs

Wie eingangs erwähnt, entspricht ein mittels Excel geführtes Fahrtenbuch aufgrund der nachträglichen Veränderbarkeit nicht den verlangten Kriterien.

Einem Fahrtenbuch, in dem nur betriebliche Fahrten, nicht aber die Privatfahrten aufgezeichnet werden, kommt keine Beweiskraft zu. Ein solcher Mangel führt aber nicht automatisch zur gänzlichen Versagung des Betriebsausgaben- bzw. Werbungskostenabzuges. Sofern zusätzliche Nachweise (Vertragsabschlüsse etc.) und Belege (Serviceprotokolle, Tankbelege etc.) die betriebliche Veranlassung bzw. die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben glaubhaft gemacht werden können, berücksichtigt die Finanzverwaltung diese Aufzeichnungen als Schätzungsgrundlage.

Tipps für die Praxis

Erfüllen Sie unbedingt die formellen und materiellen Mindesterfordernisse. Handschriftliche Aufzeichnungen (auch mit nachvollziehbaren Korrekturen) in einem gebundenen Buch sind besser als eine (nachträgliche) Erfassung über Excel oder einem ähnlichen EDV-Programm, welches Änderungen im Nachhinein zulässt. Auch eine Speicherung als PDF-Datei oder ein Ausdruck ändern nichts an dieser Problematik.

Grundsätzlich gilt: Je genauer und lückenloser Sie Aufzeichnungen führen, desto glaubwürdiger sind sie für die Finanzverwaltung und desto unwahrscheinlicher ist es, dass es bei der Anerkennung als Betriebsausgabe Probleme geben wird.