E-Commerce, Dropshipping

Das Internet – Das Reich der unendlichen Möglichkeiten. Webshopsysteme werden immer besser und skalierbare Geschäftsmodelle können schnell aufgesetzt werden. Der mögliche Automatisierungsgrad im Bereich des E-Commerce ist enorm. Abgesehen von den organisatorischen und geschäftsmodell-spezifischen Anforderungen, sollte man meinen, dass die dazugehörige Buchhaltung ein Kinderspiel ist. Immerhin ist ja auch die Buchhaltung ein Sammelwerk an Daten.

Steuerliche Daten müssen schon im Webshop richtig sein

Doch wo ist der Harken? Zuerst einmal ist es unerlässlich, dass die ursprünglichen Daten richtig erstellt werden. Dass ist in Zeiten von rechtlichen Regelungen wie „EU-OSS“ nicht immer so trivial. Hat man es geschafft, dass die Ursprungsdaten richtig erfasst und die Rechnungen automatisch richtig erstellt werden, hat man die erste buchhalterische Etappe geschafft. Werden die Ausgangsrechnungen manuell verbucht, bekommt die Skalierbarkeit allerdings einen schlechten Nachgeschmack.

Übernahme der Ausgangsrechnungen in die Buchhaltung

Ist der Webshop richtig eingestellt, dann ist auch die Übernahme der Ausgangsrechnungsdaten inkl. Belegbildern ein leichtes Spiel – vorausgesetzt man hat die richtigen Schnittstellen zur Hand. Gehen wir davon aus, dass der Import der Ausgangsrechnungen problemlos und steuerlich korrekt sowie automatisiert seinen Weg in die Buchhaltung findet, so haben wir auch die zweite Etappe geschafft. Wer diese Etappe meistern will, implementiert zusätzlich ein automatisches Kontrollsystem, welches Fehlern vorbeugt oder diese zumindest schnell sichtbar macht.

Zahlungstransaktionen können die Buchhaltung vor eine Herausforderung stellen

Unser Spiel geht in die nächste Runde: Nachdem Umsätze ohne Zahlungseingänge weniger spannend sind, möchten wir unseren Kunden möglichst viele und bequeme Wege zur Zahlung bieten. Je weniger Aufwand für den Zahlungswilligen entsteht, desto besser. Hier kommen nun verschiedenste Zahlungsdienstleister in Frage. „The more the merrier“ ist nun nicht unbedingt auf die Übernahme der verschiedenen Anbieter in die Buchhaltung anwendbar. Zahlungstransaktionen mit verschiedensten Datenformaten, Gebühren und Zuordnungskriterien bringen so manchen Buchhalter zum Verzweifeln. Nicht ohne Grund: Immerhin gibt es Zahlungsanbieter, bei denen man zur Abstimmung der Auszahlungsbestätigung verschiedene Datumsangaben aus verschiedenen Spalten je nach Transaktionsart berücksichtigen muss. Dies muss aber keinesfalls eine „Rote Karte“ für den entsprechenden Zahlungsdienst bedeuten. Über die richtige Schnittstelle lassen sich auch diese Transaktionsdaten automatisch einspielen, abgleichen und verbuchen.

Schnittstellen als Game Changer

Das Ergebnis: Schnittstellen sind gerade in skalierbaren Geschäftsmodellen ein Game Changer in Sachen Buchhaltung. Um dieses Spiel zu gewinnen, sollte der Weg der Daten von der Start- bis zur Ziellinie durchgängig automatisiert sein. Ganz nach unserem Motto: „Automatisieren statt Abtippen“ lassen sich buchhalterische Abschreibübungen oft mit kleineren Veränderungen vermeiden.
Die Buchhaltung dient neben der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen als aussagekräftiges Informationstool und wesentliches Kontrollinstrument. Nutzen Sie es alle Möglichkeiten und ziehen Sie den maximalen Mehrwert aus Ihren bereits vorhandenen Systemen!
Unsere Experten der GP Digitale Beratung GmbH haben Sie auf die Automatisierung und Digitalisierung des Rechnungswesens spezialisiert und stehen Ihnen mit ihrem Know-How gern zur Verfügung.