Besprechungen sind wichtig, aber oft dauern sie zu lange, sind schlecht organisiert und kosten unnötig Zeit und Geld. Damit Ihre Meetings wirklich etwas bringen, helfen Ihnen diese einfachen Tipps:
Braucht es wirklich eine Besprechung?
Manchmal reicht ein kurzes Telefonat oder eine E-Mail, um Dinge zu klären. Prüfen Sie, ob ein Meeting wirklich notwendig ist.
Wer muss wirklich dabei sein?
Laden Sie nur die Personen ein, die betroffen sind oder eine Entscheidung treffen müssen. Zu viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer bremsen den Ablauf. Erstellen Sie eine Liste mit allen Besprechungspunkten und schicken Sie sie rechtzeitig an alle Teilnehmer.
Kurz und knackig planen
Je kürzer das Meeting, desto produktiver bleibt es. Setzen Sie eine klare Zeitvorgabe und bleiben Sie dabei.
Pünktlich starten – ohne Ausnahmen
Warten Sie nicht auf Nachzügler. Wer zu spät kommt, sollte sich die Infos später selbst holen. Geben Sie den Zeitrahmen und eventuelle Pausen vorher bekannt.
Zum Schluss: Protokoll versenden
Ein kurzer Bericht mit den wichtigsten Infos hilft allen Beteiligten, den Überblick zu behalten. Falls nötig, vereinbaren Sie gleich den nächsten Termin.